ДЕКЛАРАЦИЯ
за коректност
Ние не търгуваме с касови апарати и не получаваме комисионна от търговци. Ние създаваме софтуер.
ПИТАЙТЕ НАП
за нормативни проблеми
Това е правилното място за всички принципни въпроси. Там са хората, които дефинират правилата.
РЪКОВОДСТВО
за потребителя
Подробна информация за работата на ПАСОСС-Електронни документи като СУПТО с касов апарат
Работа с КАСОВ АПАРАТ в СУПТО
(стъпка по стъпка)
СВЪРЗВАНЕ НА КАСОВ АПАРАТ КЪМ КОМПЮТЪР
- Тези действия трябва да бъдат съобразени с предписанията на производителя за съответния модел касов апарат. СУПТО ПАСОСС-Електронни документи работи с касови апарати Deisy и Tremol.
- Постави касовия апарат в режим PC и го свържи към компютъра с кабелна връзка през USB port. Спазвай предписанията на потребителя и изискванията на операционната система.
- Инсталирай предоставения от производителя софтуер за управление на касовия апарат. Спазвай указанията за конкретния модел и твоята операционна система.
- Провери, според указанията на производителя, дали Web интерфейса достъпва локално (вътрешно) и управлява касовия апарат.
- Ако проверката е успешна, пренасочи порт в рутера към компютъра и проверете дали Web интерфейса се отваря с външния IP адрес.
- Ако и тази проверка е успешна, касовият апарат е свързан към компютъра и видим в Интернет, следователно може да бъде регистриран в СУПТО.
РЕГИСТРАЦИЯ НА СВЪРЗАН КАСОВ АПАРАТ В СУПТО
-
- Свържи се на 070017353 с администратор от екип ПАСОСС,и поискай права за добавяне на касови апарати в Приложението, което ползваш.
- Влез в Приложението, което ще ползваш като СУПТО:
Ваучер () или Електронни фактури/Архивбокс (). - Избери последователно
Главно меню > Администрация > Настройки > Касови апарати. - Избери марката на касовия апарат, въведи фабричния му Номер и Номер на фискална памет.
- Запиши данните от бутон [Запис], за да се отвори диалог за допълнителни данни и настройки.
- Маркирай отметката Активен, за да може Приложението да работи с този касов апарат (вкл. в режим повреден касов апарат).
- Маркирай отметката Приоритет (Приоритетен при генериране на УНП), ако прецениш, че това е в интерес на работата.
- Форматът на записа в полето Адрес зависи от марката на касовия апарат.
- Задай СОМ порт (име) , към който в компютъра е насочена USB връзката с касовия апарат.
- Записвай всяка промяна на данните и настройките от бутон ЗАПИС.
СИНХРОНИЗАЦИЯ НА АРТИКУЛИТЕ (ПРОДУКТИ/УСЛУГИ)
-
- Синхронизацията на Приложението с касовия апарат изисква за всеки Продукт и Услуга да бъдат дефинирани Наименование за касовата бележка, Департамент за касова бележка и Данъчна група.
- За да дефенираш всичко предварително, влез в Приложението, което ще ползваш като СУПТО: Ваучер () или Електронни фактури/Архивбокс ()
- Отвори последователно списъците ПРОДУКТИ и УСЛУГИ (достъпни са от Главно меню > Фактури, а за ПАСОСС-Ваучер и от Главно меню > Сам.билети).
- Попълни полето Наименование за касова бележка за всеки елемент.
- Попълни полето Департамент номер за всеки елемент, в съответствие с дефинираните в касовия апарат.
- Попълни полето Данъчна група(А,Б,В,Г) за всеки елемент:
Група А – стоки и услуги, за продажбата на които не се начислява ДДС, освободени са от ДДС или се облагат с данъчна ставка 0%;
Група Б – стоки и услуги, чиято продажба се облага с 20% ДДС;
Група В – течни горива, продавани чрез измервателни средства;
Група Г – стоки и услуги, чиято продажба се облага с 9% ДДС. - Не забравяй, че Приложението обработва по различен начин за различните марки касови апарати данните от полетата Наименование за касовата бележка и Департамент за касова бележка!
- Данните Наименование за касова бележка, Департамент за касова бележка и Данъчна група могат да бъдат въвеждани поетапно и при създаване на електронен документ, ако прецениш, че този начин няма да забави работата и няма да е съпроводен с грешки и неточности.
СЪЗДАВАНЕ НА ЕЛЕКТРОННА ФАКТУРА С КАСОВ БОН
-
- Отвори Нов документ по обичайния начин (например: Главно меню > Фактури > Нова фактура).
- Избери Плащане В брой или Кредитна карта, които изискват отпечатване на касов бон. Появяват се допълнителни колони: Наименование за касова бележка, Департамент номер и Данъчна група.
- Създавай новият документ по обичайния начин. Ако Приложението е синхронизирано предварително, тези колони ще се попълват автоматично при избора на всеки артикул. Ако не е синхронизирано, въвеждай данните за всеки артикул, преди да го избереш от списъка.
- Завърши документа с бутон [Печат на касов бон и създаване на документ] или [Запис], които имат еднакво действие.
- Новосъздаденият документ ще бъде записан само ако отпечатването на касовия бон е успешно. Не екрана се появяват два нови коментара Само за четене и Данните са записани успешно.
- Само за четене означава, че документът не може да бъде редактиран (нито изтрит), тъй като е отпечатан касов бон. Корекцията на грешки става с кредитно/дебитно известие.
- В случай, че отпечатването на касов бон е неуспешно, Приложението извежда в червено предупредителни съобщения в горния край на екрана (напр. Има някакъв проблем с вашият касов апарат! Моля отстранете проблема и опитайте отново!) и най-долу на диалога в полето Друга информация.
ИЗТРИВАНЕ НА ЕЛЕКТРОНЕН ДОКУМЕНТ С КАСОВ БОН
-
- Наредба 18, с изискванията си към СУПТО забранява изтриването на създадени в него електронни документи, затова такава функция в Приложението няма.
- За фактури (или други документи) с отпечатан касов бон не е достъпен и режим Редакция.
- Намаляване (или анулиране изцяло), поради грешка или друга причина, на стойността на сделката при издадена вече електронна фактура с касов бон, става с издаване с Кредитно известие и сторно касова бележка, която е свързана с него автоматично.
- Увеличаване, поради грешка или друга причина, на стойността на сделката при издадена вече електронна фактура с касов бон, става с Дебитното известие.
- За неуспешни касови операции е предвидена функция Анулиране на касов бон.
СЪЗДАВАНЕ НА ДЕБИТНО ИЗВЕСТИЕ С КАСОВ БОН
-
- За да увеличиш, поради грешка или друга причина, стойността на сделката при издадена вече електронна фактура с касов бон, създай Дебитното известие.
- Действията ти се определят от това дали оригиналът СЪЩЕСТВУВА в Приложението или НЕ съществува (например, заварено положение, създаден е преди ползването на СУПТО).
- Маркирай в списък ФАКТУРИ оригиналната фактура, която подлежи на корекция, и избери Редакция.
- Документът се визуализира на екрана. Отвори падащото меню Избери действие > Дебитно известие. Потвърди действието с [ОК]. Дебитното известие се визуализира на екрана.
- Данните към фактура № и от дата са попълнени автоматично и не подлежат на редакция.
- Дебитното известие автоматично получава същия УНП като на оригинала.
- Избери Фактури > Нова фактура, на екрана се отваря празен документ, по подразбиране Фактура.
- Смени го, от падащото меню (най-горе, вляво) избери Дебитно известие.
- На екрана вече е нов празен документ Дебитно известие.
- Въведи ръчно данните за оригиналната фактура към фактура № и от дата, двете полета са задължителни.
- Дебитното известие автоматично получава свой УНП (очаква се оригиналът, който не съществува в СУПТО, да няма УНП).
- + Когато оригиналът Е в приложението
-
- Маркирай в списък ФАКТУРИ оригиналната фактура, която подлежи на корекция, и избери Редакция.
- Документът се визуализира на екрана. Отвори падащото меню Избери действие > Дебитно известие. Потвърди действието с [ОК]. Дебитното известие се визуализира на екрана.
- Данните към фактура № и от дата са попълнени автоматично и не подлежат на редакция.
- Дебитното известие автоматично получава същия УНП като на оригинала.
- + Когато оригиналът НЕ Е в приложението
-
- Избери Фактури > Нова фактура, на екрана се отваря празен документ, по подразбиране Фактура.
- Смени го, от падащото меню (най-горе, вляво) избери Дебитно известие.
- На екрана вече е нов празен документ Дебитно известие.
- Въведи ръчно данните за оригиналната фактура към фактура № и от дата, двете полета са задължителни.
- Дебитното известие автоматично получава свой УНП (очаква се оригиналът, който не съществува в СУПТО, да няма УНП).
-
- Редактирай документа до желания вид и го запиши по стандартния начин от бутон [Запис] или [ПЕЧАТ на касов бон и СЪЗДАВАНЕ на Документ].
СЪЗДАВАНЕ НА КРЕДИТНО ИЗВЕСТИЕ С КАСОВ БОН
-
- За да намалиш, поради грешка или друга причина, стойността на сделката при издадена вече електронна фактура с касов бон, създай Кредитно известие.
- Действията ти се определят от това дали оригиналът СЪЩЕСТВУВА в Приложението или НЕ съществува (например, заварено положение – създаден е преди ползването на СУПТО).
- Маркирай в списък ФАКТУРИ оригиналната фактура, която подлежи на корекция, и избери Редакция.
- Документът се визуализира на екрана. Отвори падащото меню Избери действие > Кредитно известие. Потвърди действието с [ОК]. Кредитното известие се визуализира на екрана.
- Данните към фактура № и от дата са попълнени автоматично и не подлежат на редакция.
- Кредитното известие автоматично получава същия УНП като на оригинала.
- Избери причина за издаването на кредитното известие Връщане/Рекламация или Операторска грешка.
- За издадения към оригинала касов бон се попълват автоматично бон № и от (дата).
- По подразбиране полето ФУ № е попълнено автоматично с номера на активния в момента касов апарат. Редактирай го, ако касовият бон към оригинала е издаден на друго фискално устройство.
- Избери Фактури > Нова фактура, на екрана се отваря празен документ, по подразбиране Фактура.
- Смени го, от падащото меню (най-горе, вляво) избери Кредитно известие.
- Потвърди действието с [ОК]. Кредитното известие се визуализира на екрана.
- Въведи ръчно данните за оригиналната фактура към фактура № и от дата, двете полета са задължителни.
- Избери причина за издаването на кредитното известие Връщане/Рекламация или Операторска грешка.
- За издадения към оригинала касов бон, въведи бон № и от (дата).
- По подразбиране полето ФУ № е попълнено автоматично с номера на активния в момента касов апарат. Редактирай го, ако касовият бон към оригинала е издаден на друго фискално устройство.
- + Когато оригиналът Е в приложението
-
- Маркирай в списък ФАКТУРИ оригиналната фактура, която подлежи на корекция, и избери Редакция.
- Документът се визуализира на екрана. Отвори падащото меню Избери действие > Кредитно известие. Потвърди действието с [ОК]. Кредитното известие се визуализира на екрана.
- Данните към фактура № и от дата са попълнени автоматично и не подлежат на редакция.
- Кредитното известие автоматично получава същия УНП като на оригинала.
- Избери причина за издаването на кредитното известие Връщане/Рекламация или Операторска грешка.
- За издадения към оригинала касов бон се попълват автоматично бон № и от (дата).
- По подразбиране полето ФУ № е попълнено автоматично с номера на активния в момента касов апарат. Редактирай го, ако касовият бон към оригинала е издаден на друго фискално устройство.
- + Когато оригиналът НЕ Е в приложението
-
- Избери Фактури > Нова фактура, на екрана се отваря празен документ, по подразбиране Фактура.
- Смени го, от падащото меню (най-горе, вляво) избери Кредитно известие.
- Потвърди действието с [ОК]. Кредитното известие се визуализира на екрана.
- Въведи ръчно данните за оригиналната фактура към фактура № и от дата, двете полета са задължителни.
- Избери причина за издаването на кредитното известие Връщане/Рекламация или Операторска грешка.
- За издадения към оригинала касов бон, въведи бон № и от (дата).
- По подразбиране полето ФУ № е попълнено автоматично с номера на активния в момента касов апарат. Редактирай го, ако касовият бон към оригинала е издаден на друго фискално устройство.
-
- Редактирай документа до желания вид и го запиши по стандартния начин от бутон [Запис] или [ПЕЧАТ на касов бон и СЪЗДАВАНЕ на Документ].
- Приложението контролира две условия за допустимост на операцията по издаване на кредитно известие, според въведената причина:
- При издаване на Кредитно известие поради връщане или рекламация, Приложението следи касовата наличност, която трябва да е достатъчна за възстановяване на сумата в брой. В случай, че касовата наличност е недостатъчна, кредитно известие не може да бъде генерирано, преди тя да бъде увеличена достатъчно.
- Добави пари в касата, като за да регистрираш операцията в Приложението, избери последователно Главно меню > Касови операции > Операции > Служебно въвеждане/изваждане на суми и запиши сумата и избери [Въвеждане] (салдото на касата се увеличава).
- Запиши кредитното известие отново. по стандартния начин от бутон [Запис] или [ПЕЧАТ на касов бон и СЪЗДАВАНЕ на Документ].
- За издаване на Кредитно известие поради връщане или рекламация няма нормативен срок.
- Нормативно е регламентиран срокът, в който е допустимо издаване на Кредитно известие поради операторска грешка.
- Към момента този срок е 3 месеца от датата на оригинала.
- Това ограничение не може да бъде заобиколено и при просрочване Кредитно известие не може да се издаде.
- За издаване на Кредитно известие поради операторска грешка, касовата наличност е без значение.
- + При ВРЪЩАНЕ/РЕКЛАМАЦИЯ
-
- При издаване на Кредитно известие поради връщане или рекламация, Приложението следи касовата наличност, която трябва да е достатъчна за възстановяване на сумата в брой. В случай, че касовата наличност е недостатъчна, кредитно известие не може да бъде генерирано, преди тя да бъде увеличена достатъчно.
- Добави пари в касата, като за да регистрираш операцията в Приложението, избери последователно Главно меню > Касови операции > Операции > Служебно въвеждане/изваждане на суми и запиши сумата и избери [Въвеждане] (салдото на касата се увеличава).
- Запиши кредитното известие отново. по стандартния начин от бутон [Запис] или [ПЕЧАТ на касов бон и СЪЗДАВАНЕ на Документ].
- За издаване на Кредитно известие поради връщане или рекламация няма нормативен срок.
- + При ОПЕРАТОРСКА ГРЕШКА
-
- Нормативно е регламентиран срокът, в който е допустимо издаване на Кредитно известие поради операторска грешка.
- Към момента този срок е 3 месеца от датата на оригинала.
- Това ограничение не може да бъде заобиколено и при просрочване Кредитно известие не може да се издаде.
- За издаване на Кредитно известие поради операторска грешка, касовата наличност е без значение.
СТОРНИРАНЕ НА КАСОВ БОН БЕЗ ДОКУМЕНТ
-
- Установи (физически), че имаш отпечатан е фискален бон на касовия апарат, но документът, по някаква причина, не е записан в базата данни на приложението, т.е. имаш касов бон без документ.
- Избери последователно от Главно меню > Касови операции > Операции > Сторниране на Касов бон без документ,
- Отвори падащият списък УНП, който съдържа номерата само на касови бонове без документ, и избери желания за сторниране.
- Избери причина Операторска грешка.
- въведи за касовия бон № и от (дата).
- По подразбиране полето ФУ № е попълнено автоматично с номера на активния в момента касов апарат. Редактирай го, ако касовият бон е издаден на друго фискално устройство, което е малко вероятно.
- Завърши операцията от бутона [Сторно].
АНУЛИРАНЕ НА КАСОВ БОН
-
- Установи (физически), че касовият апарат е започнал, но не е завършил успешно, отпечатване на фискален бон и това блокира работата на Приложението.
- Избери последователно от Главно меню > Касови операции > Операции > Анулиране на касов бон.
- Приложението се връща към нормална работа.
ОПЕРАЦИИ С КАСОВАТА НАЛИЧНОСТ
-
- За да отразиш в Приложението реално движение на пари в касата (добавяне или изваждане) извън това от сделки в брой, избери последователно от Главно меню > Касови операции > Операции > Служебно въвеждане/извеждане на суми.
- При добавяне на сума в касата, въведи сумата и избери [Въвеждане]. Касовата наличност се увеличава.
- При изваждане на сума от касата, въведи сумата и избери [Изваждане]. Касовата наличност намалява.
ДНЕВЕН ОТЧЕТ И ДРУГИ ОТЧЕТИ
-
- За да генерираш и изпратиш в НАП дневен отчет на касовия апарат, да нулираш касовата наличност и да синхронизираш неговият часовник с този на сървъра, избери последователно от Главно меню > Касови операции > Операции > Дневен отчет с нулиране + задаване на дата и час на касовия апарат.
- За да генерираш за оперативни цели, без да изпращаш в НАП, дневен отчет на касовия апарат, избери последователно от Главно меню > Касови операции > Операции > Дневен отчет без нулиране.
- За да генерираш за оперативни цели отчет от фискалната памет за период от дата – до дата, избери последователно от Главно меню > Касови операции > Операции > Отчет от фискалната памет по дати (месечен отчет).
ПРИ КАСОВА ОПЕРАЦИЯ С НЕИЗВЕСТЕН (UNKNOWN) СТАТУС
-
- Не е получен отговор от касовия апарат, след като към него е изпратена заявка за отпечатване на касов бон. Приложението е блокирано.
- Остави активният (незаписан) документ отворен на екрана, за да си спестиш повторното му въвеждане, което ще е възможно, ако имаш друг браузер на твоето работно място или имаш друго работно място.
- Провери (физически) касовия апарат за резултатът от изпълнението на операцията, от което да стане категорично ясно отпечатан ли е касов бон или не.
- Потребител с администраторски права влиза през друг браузер на това работно място или от друго работно място, в Главно меню > Касови операции > История > Промяна на статуса за конкретната касова операция и ръчно променя нейния статус от UNKNOWN на SUCCESS (успешен, касовият бон е разпечатан) или FAILURE (неуспешен), според реалния резултат от проверката.
- ! Важно! Само статус UNKNOWN може да се редактира. Ако въведеният при редакцията нов статус SUCCESS или FAILURE не е коректен, отстраняването на тази грешка става по много сложна процедура. РАБОТЕТЕ ВНИМАТЕЛНО !
- Приложението се връща в нормален режим.
- В случай, че Приложението не може да се отвори през друг браузер на това работно място или от друго работно място, затвори текущият документ на екрана, промени ръчно статуса на операцията и въведи целия документ отново.
РЪЧЕН РЕЖИМ НА РАБОТА ПРИ ПОВРЕДЕН КАСОВ АПАРАТ
-
- След повредата на касовия апарат си повикал техникът, който по договор го обслужва и той го е взел за ремонт в сервиз.
- За да преминеш към режим Повреден касов апарат (ръчен режим), избери последователно от Главно меню > Администрация > Настройки > Касови апарати > Редакция (на повредения касов апарат).
- В секцията Касов апарат маркирай Повреден:
- Запази отметката Активен, без нея касовият апарат е недостъпен за работа в ръчен режим (повреден).
- В съответствие с изискванията на Наредба Н-18, в този режим касовите бележки, които съпътстват генерираните в Приложението електронни документи, се издават от кочан. Едновременно с това, на сметката на повредения касов апарат в Приложението се трупат виртуални касови бонове.
- Включи ремонтирания касов апарат отново в СУПТО.
- Премахни отметката Повреден, за да изключиш ръчния режим. Отметката Активен остава.
- Избери последователно от Главно меню > Касови операции > Операции > Сумарен касов бон, за да обобщиш натрупаните по време на ръчния режим виртуални касови бонове и да изпратиш резултата в НАП.
- След успешно (Success) генериране на Сумарен касов бон, данните в Приложението за виртуалните касови бележки от работата в режим повреден касов апарат се заличават. Запис за операцията ще намериш в регистъра Касови операции > История.
ПОДРОБНО РЪКОВОДСТВО ЗА ПОТРЕБИТЕЛЯ
-
- Тук ще намерите, консолидирано в една публикация, по-подробно описание на всички функции и действия при работа с касов апарат в СУПТО ПАСОСС-Електронни документи, заедно с разширен коментар на условия и обстоятелства, препратки към съпътстващи текстове с цитати от нормативната база или други пояснения, както и препоръки за добри практики.
- Всички публикации от типа „кое как се прави“ за СУПТО са събрани на отделна страница, достъпна от главното меню (отвори сега ) на този сайт. За Бързо търсене в съдържанието предлагаме облак етикети (ключови думи).
- В случай, че не намирате достатъчно ясни инструкции или чувствате несигурност да действате самостоятелно, Екип ПАСОСС е на разположение.
