Контролът на плащанията в ПАСОСС – Ваучер може да се раздели основно на две дейности: по фактури (и сродни документи) и по Резервации (на туристически услуги).
За плащане по фактура избери последователно от Главно меню > Фактури > Фактури. Отваря се списък с всички документи:
Намери фактурата, на която трябва отразиш плащане, маркирай реда (той се оцветява) и избери от лентата с функционални инструменти Плащане. Визуализира се прозорец за въвеждане на данни.
Въведи дата и получена сума, а програмата изчислява и показва остатъка от общата сума. Бутонът [Добави] отваря нов ред, за следващо плащане по фактурата. Когато си създал проформа-фактура и отбележиш плащанията по нея преди да я трансформираш във фактура, тези плащания също се прехвърлят автоматично в новия документ.
В полето „Плащане тип“ е само „Банков превод“, защото се приема, че при плащане в брой се издава веднага фактура за получената сума и по нея няма остатък.
Запиши промените с бутона [Запис].
Бърз поглед в списъка на фактурите по колоните Обща стойност, Платено и Остатък дава ясна представа кои фактури са платени изцяло или частично.
В раздел Плащания и вноски въведи Оферирана цена и задай график на плащанията – падеж и сума за всяко погасяване. Бутонът [Добави] отваря нов ред при плащане на части. Броят на плащанията от клиента към агента не може да бъде по-малък (трябва да е равен или по-голям) от броя на плащанията в раздел Доставчик на резервацията, както и оферираната цена трябва да е по-голяма от доставната цена (в противен случай агентът работи на загуба).
След като си създал график на плащанията с крайни дати и суми (с и без ДДС), остава при всяко получено плащане да го отразяваш в полето Банка/дата на извършено плащане. Въведи свободно полезен текст.
Плащанията от ползвателя на резервацията към агента трябва да са синхронизирани с тези от агента към доставчика. За улеснение и по-бърза работа е разработен модул за импортиране в системата на много плащания наведнъж, посредством междинен файл във формат MS Excel – отделят се желаните плащания във външен файл, отразяват се постъпленията по тях, файлът се връща в системата и попълва въведените плащания, без да са въвеждани едно по едно на ръка.
Отвори списъка на резервациите от Главно меню > Договори и ваучери > Резервации тур.услуги.
Маркирай редовете, за които искаш да въведеш плащане. Не забравяй: всеки ред от графика за плащане по дадена резервация, е отделен ред в списъка с резервации. За да нанесеш автоматично всички плащания по една резервация. трябва да маркираш всички редове към нея.
Желаните редовете са маркирани. С бутона [Експорт] ги запиши във външен MS Excel файл.
В никакъв случай не променяй съдържанието в колоните ID на плащане и ID на плащане към доставчика !
Отвори новия файл и попълни колоните, оцветени в зелено, а именно Банка/ Дата на плащане и Банка/ Дата на плащане (към доставчика). Данните за тези колони можеш да попълниш както ръчно, така и с копиране от банкови извлечения или други документи.
Работи спокойно и внимателно! Дори да промениш информация от другите неоцветени колони (освен ID на плащане и ID на плащане към доставчика), това няма да бъде отразено в системата след импортирането на файла обратно. Тези правила са прости и важни.
Провери внимателно и запиши промените в екселския файл.
Върни се (влез) отново в списъка на резервациите от Главно меню > Договори и ваучери > Резервации тур.услуги.
Вдясно от бутона [Експорт], с бутона [Избери] намери файла и го качи обратно в системата чрез бутона [Импорт] Ако импортирането е успешно, плащанията са отразени в съответните резервации на туристически услуги.
В Справки> Резервации туристически услуги ползвай филтър за период за да проверяваш плащанията за дадените резервации. Филтрирането на справката е възможно и по клиент. Необходимо е да зададеш периода, за които е нужна справката, да приложиш филтър по клиент, ако е необходимо и с натискане на бутона [Приложи филтър] справката се визуализира. Генерираната справка можеш да експортираш в MS Excel, за по-нататъшна обработка или директно да разпечаташ.
Контролът на плащанията е особено важен за всяка стопанска дейност, а в ПАСОСС – Ваучер той е направен удобно и лесно за потребителя.
